Le suivi de temps (R&D / Innovation)

Suivre le temps consacré à la R&D et à l'innovation, c'est s'assurer de maximiser la productivité de votre entreprise. Ce suivi vous permets également de déclarer sereinement votre CIR/CII.
La base de calcul du CIR comprend le salaire brut annuel, les cotisations patronales éligibles (environs 41% du salaire brut annuel) et les frais de fonctionnement (43% du salaire brut annuel chargé) pour chaque employé engagé dans des activités de R&D / Innovation. En appliquant le taux de 30% à cette base, l'entreprise peut récupérer une somme importante.
Cependant, il est important de noter que le montant récupérable est calculé au prorata du temps passé en R&D / Innovation par l'employé.

La théorie :

Les dépenses de personnel doivent être justifiées pour répondre à la loi qui attend à ce que les collaborateurs soient "directement et exclusivement affectés à ces opérations".
Bien que l'administration ne requière pas un système de suivi des temps pour le CIR, un tel système facilite grandement la justification du crédit impôt recherche en cas de contrôle.
Il est possible de préparer un suivi du temps à l'aide d'outils de gestion des développements En effet, l'administration peut contester le calcul du CIR si elle estime que les temps annoncés sur certaines phases du projet ne sont pas réalistes. Ainsi, il est indispensable de mettre en place un outil pour suivre de manière régulière les temps en R&D / Innovation réalisés par les équipes pendant les différentes étapes des travaux.

La pratique :

En pratique nous vous recommandons de mettre dès que possible un suivi de temps passé en R&D/Innovation. En plus de structurer et de monitorer vos développements, cela vous permet de bénéficier en toute sérénité des dispositifs de financement public.
D'accord, mais comment mettre en place un suivi de temps sans avoir à passer 15 jours ouvrés par an sur cette tâches ?
Plusieurs options sont possibles. A vous de voir laquelle vous paraît la plus adapté à votre structure et à votre mode de management.
Tout d'abord, il existe une multitude d'outils en ligne vous permettant de relever les temps passés comme :
  • Payfit : bien connu pour la gestion des fiches de paie et des absences, cet outil possède également un module de suivi de temps. Des codes projets permettent notamment d'affecter du temps alloué à vos projets spécifiques pour répondre aux exigences du Crédit Impôt Recherche (CIR) ;
  • Gryzzly : est un outil de suivi de temps qui s'inscrit dans les workflow des entreprises en se pluggant à des outils de messagerie comme Teams ou Slack. Ce chatbot va demander indépendamment à chaque collaborateur de façon régulière, les temps qui ont étés passé sur chaque projet pour que vous puissiez ensuite en faire la synthèse ;
  • Toggl : quand à lui est un outils qui va s'intéresser au calendrier des collaborateurs. Il permets de tracker le temps passé sur chaque projet grâce au événements du calendrier pour vous permettre d'en faire facilement la synthèse.
  • Et bien d'autres encore...
De notre côté, nous savons qu'il peut être difficile de mettre en place des outils au sein d'une entreprise surtout pour les jeunes structure qui se focalise sur la performance opérationnelle ou même pour les grandes structure où faire adopter un outil à l'ensemble des collaborateur peut s'avérer être un réel défi de management du changement. Une méthode pouvant être appliquée sur les cellules R&D et Innovation des entreprises reste encore celle de réaliser un suivi de temps Excel par les managers d'équipe chaque semaine ou chaque mois.
Voici deux Template que nous considérons utiles et qui permettent de réaliser une synthèse de vos heures R&D / Innovation :
  • Une première version : capable de tracer vos opérations de R&D par projet et par phase de projet, ce denier permet de résumer les temps passé pour chaque collaborateur. Vous pouvez remplir de façon régulière ce Template en remplissant les cases de tâche avec un détail par jour, demi-jours ou heures ouvrées.
RAISON SOCIALE_SUIVI TEMPS - EX 1.xlsx
75KB
Binary
Exemple de suivi de temps 1
  • Une seconde version : plus simplifiée que la première vous permet de tracer vos opérations de R&D ou d'innovation, ce denier permet de résumer les temps passé pour chaque collaborateur. Il tiens à vous de pouvoir mettre en relation ces temps pour passés pour des projets et des phases de projets données. Ce dernier peut se remplir de façon régulière en remplissant les cases de tâche avec un détail par jour, demi-jours ou heures ouvrées.
RAISON SOCIALE_SUIVI TEMPS - EX 2.xlsx
36KB
Binary
Exemple de suivi de temps 2
En résumé, le CIR peut représenter une source de financement intéressante pour les entreprises engagées dans des activités de R&D / Innovation, à condition de bien suivre et justifier les dépenses éligibles. Nous vous encourageons donc à mettre ce suivi dès à présent.
Si vous avez des questions à ce sujet, n'hésitez pas à contacter nos experts sur www.bconseil.fr